GESIS Logo

GRIS-FAQs

Allgemeines

Wofür GRIS?

Das GESIS Research Information System verfolgt zwei Zwecke: zum einen die interne Erfassung von Publikationen etc. und zum anderen die Darstellung der Mitarbeitenden im Internet. Für die interne Erfassung sind Sie gebeten, alle Ihre Leistungen seit dem Jahr Ihrer Anstellung bei GESIS in den abgefragten Kategorien unter „Publikationen etc.“ zu erfassen und aktuell zu halten (siehe auch „Auswertung“).
Leider können (noch) nicht alle Kennzahlkategorien über GRIS abgefragt werden. Bitte ergänzen Sie Ihre Angaben deswegen auch im Intranet/Qualitätsmanagement/Kennzahlen.
Für die Außendarstellung können Sie im Einzelnen entscheiden, welche Informationen dargestellt werden (siehe „Webanzeige“).

Erste Schritte

Unter http://intranet.gesis.intra/pr/Seiten/Gris.aspx gibt es eine kurze Videoeinführung.
Nach der ersten Anmeldung aktualisieren Sie bitte Ihr Profil, stellen die Webanzeige ein und speichern die Änderungen. Aktualisieren Sie dann bitte Ihre Einträge unter „Publikationen etc.“

Anmelden

GRIS wurde mit IE > v10 und Firefox > v30 getestet. Für den problemlosen Betrieb sollen daher diese beiden Browser benutzt werden. Aus Sicherheitsgründen ist GRIS nur im internen Netzwerk oder per VPN verfügbar. Dementsprechend werden auch nur Windows-Rechner unterstützt. Die Anmeldung erfolgt mit dem normalen GESIS-Account.

Webanzeige

Ob Ihre Mitarbeiterseite oder ein Eintrag auf Ihrer Mitarbeiterseite im Web angezeigt wird, können Sie über das Icon mit dem Auge steuern: Durchgestrichen bedeutet, dass es nicht angezeigt wird. Ihre Mitarbeiterseite insgesamt wird nicht automatisch angezeigt. Zur Anzeige bitte unter „Profil/Daten“ den Haken setzen. Wenn Ihre Mitarbeiterseite angezeigt wird, werden die Publikationstypen (außer sonstige Artikel und Variable Reports) und Konferenzbeiträge automatisch angezeigt, alles andere wird automatisch nicht im Web angezeigt. Die Sichtbarkeit wird je Mitarbeiter/in umgesetzt, d.h. derselbe Titel kann bei einer Autorin angezeigt und bei einem anderen Autor ausgeblendet werden. Mitarbeitende, die sich noch nicht in GRIS angemeldet haben, werden gar nicht angezeigt. Nutzen Sie die Anmeldung dafür, Ihre Vita zu aktualisieren auf Ihre gegenwärtige Tätigkeit bei GESIS (siehe „Vita“).

Sekretariat/Freischaltung für weitere Person

Wenn Sie einer anderen Person Zugang zu Ihren Daten in GRIS einräumen möchten (zum Beispiel dem Sekretariat für die Erfassung von Daten), dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich mindestens einmal persönlich bei GRIS an. Die sogenannten Stammdaten im Profil (Telephon, Fax, Standort, Raum) können nur von Ihnen selbst geändert werden.
  • Schicken Sie persönlich die Information, wer auf Ihre Daten Zugriff haben soll, per Email an Holger Heuser. Eine Email des Vorgesetzten für Mitarbeitende oder des Sekretariats für den/die Mitarbeiter/in reicht nicht aus.

Profil

Namen

Wenn Sie unter unterschiedlichen Namen publiziert oder Ihren Namen verändert haben, können Sie hier mehrere Namen anlegen.

Foto

Die Optimale Größe für Fotos beträgt 230 x 300 Pixel im Hochformat. Auch größere Bilder können hochgeladen werden. Das Seitenverhältnis (Breite zu Höhe) sollte jedoch ebenfalls 2,3 zu 3 betragen, da sonst ein Rand an den Bildern zu sehen ist.

Texte

Bitte nutzen Sie auch die Möglichkeit, eine englische Übersetzung Ihrer Texte einzugeben für die englischsprachige Mitarbeiterseite.

Vita

Hier können Sie Ihre beruflichen Stationen darstellen. Die Darstellung soll mit Ihrer aktuellen Tätigkeit bei GESIS enden.

Organigramm

Bitte geben Sie Ihre Abteilung und Ihr Team an, sonst ist eine Zuordnung Ihrer Einträge nicht möglich.

Publikationen etc.

Allgemeines

Eintrag hinzufügen

Nach Klick auf „Neuen Eintrag hinzufügen“ erscheint eine Maske, in der Sie zunächst nur Titel, Jahr, Ihre Rolle (Autor und/oder Herausgeber) und die Art des Eintrags (Publikation, Vortrag etc.) angeben. Nach Klick auf „Speichern“ können Sie den erzeugten Eintrag weiter bearbeiten durch Klick auf „Neue Ressource editieren“: Sie können zum Beispiel weitere Autoren angeben, einen Untertitel oder Link hinzufügen usw. (siehe dazu die jeweiligen Hilfseinträge).

Zitationsstil

Die Ausgabe der Einträge in GRIS folgt derzeit (November 2014) dem „author-date“ Format des „Chicago Manual of Style“ in der 16. Auflage. Dies ist ein international gängiges, englischsprachiges Format. Die wesentlichen Regeln finden sich in den Kapiteln 14 (Grundprinzipien) und 15 (Anpassung für das „author-date“ Format). Referenzen darauf erfolgen in diesem Dokument in Form von Randnummern. An vielen Stellen werden die Vorgaben vereinfacht umgesetzt. Den unschönen Mix von Deutsch und Englisch nehmen wir derzeit in Kauf.

Qualitätssicherung

Neue Einträge werden automatisch der Bibliothek zur Kontrolle vorgelegt (siehe die Statusmeldung in GRIS). Kleinere Korrekturen werden ohne Rücksprache durchgeführt, ansonsten wird der/die Ersteller/in benachrichtigt oder angefragt.

Vollständigkeit

Die Auswertung und alles, was daran hängt, ergibt nur dann Sinn, wenn die Erfassung für die abgefragten Ressourcentypen möglichst vollständig ist (für Ausnahmen siehe „Gutachten“, „Lehre“ und „Organisation“).

Auswertung

Zu Beginn jedes Quartals wird ein Auszug der Einträge des laufenden Jahres für die Institutsleitung erstellt und jährlich im Januar/Februar ein Auszug für das vorherige Jahr. Bitte aktualisieren Sie Ihre Einträge entsprechend. Wie die Auswertung erfolgt, entnehmen Sie bitte der Einleitung des Kennzahlenberichts (Intranet/Qualitätsmanagement/Jahresberichte).

Eingaben, Erfassungsfelder

Sie geben Text direkt in die weißen Felder ein. Falls eine Vorschlagsliste erscheint, wählen Sie am besten dort aus. Wenn Sie einen neuen Namen oder eine neue Stadt anlegen wollen, die nicht vorgeschlagen wird, dann wählen Sie dafür bitte das graue Feld rechts neben dem weißen: Klicken Sie für einen neuen Namen auf das graue „+“ und geben dann Vornamen und Namen ein oder klicken Sie auf das graue Feld „neue Stadt“ und geben in die neue Maske die Stadt ein (die übrigen Felder brauchen Sie nicht auszufüllen).

Zeichensetzung, Abkürzung etc.

Beim Befüllen der Felder in GRIS sollten in der Regel keine Zusätze wie „Seite“, „Vol.“, „Heft“, „SWS“ etc. eingetragen werden. Ebenso sollten keine Satzzeichen am Ende von Feldern eingetragen werden (mit Ausnahme z.B. von Fragezeichen). Anführungszeichen in Titeln sollen bei unselbständigen Titeln (Titel eines Zeitschriftenaufsatzes oder eines Sammelbandbeitrags) als einfache Anführungszeichen eingetragen werden, da der Titel insgesamt bereits in doppelten Anführungszeichen ausgegeben wird (14.177, vgl. 14.102 und 14.104).
Bei Fragezeichen etc. im Haupttitel kommt es zu Fehlinterpunktionen bei der Ausgabe (14.105). Zwischen Haupt- und Untertitel lässt sich das vermeiden durch Eintragen beider Titel in das Feld Titel.
Bitte benutzen Sie keine Abkürzungen, auch bei Vornamen nicht (mit Ausnahme von Mittelinitialien, 14.72 f).
Nach Chicago schreibt man englische Titel im „headline style, the first and last words of title and subtitle and all other major words are capitalized“ (14.95).

Autor/Herausgeber

Mehrere AutorInnen/Herausgebende geben Sie nacheinander ein. Anschließend können Sie die Reihenfolge der grauen Felder durch Verschieben mit der Maus noch verändern. Für neue Namen siehe „Eingaben, Erfassungsfelder“.
Bitte machen Sie immer vollständige Angaben, also nicht „u. a.“ oder ähnliches. Siehe auch „Zeichensetzung, Abkürzungen etc.“
Wenn Sie keine Publikation anlegen, sind diese Felder zu verstehen als Lehrender, Vortragender, Organisator etc.
Auch bei einem Vortrag sollen alle AutorInnen des Papiers, das vorgetragen wird, genannt werden, auch wenn nur eine/r vorträgt. Die Reihenfolge der AutorInnen kann sich dadurch ändern, weil dann der/die Vortragende an die erste Stelle rückt.

Jahr

Das Feld Jahr kann nicht leer bleiben. Wenn Sie eine noch erscheinende Publikation erfassen möchten, tragen Sie hier das wahrscheinliche Jahr der Publikation ein. Der Fall „n.d.“ (no date, 14.152) sollte nicht vorkommen. Bitte das tatsächliche Jahr der Publikation angeben bei Differenzen zur Jahresangabe des Verlags oder der Zeitschrift (siehe auch „Lehre“).

Eindeutige Bezeichner

Die Prioritäten sind: DOI vor URN vor URL (14.167 und 14.184). Es wird entsprechend der Hierarchie immer nur ein eindeutiger Bezeichner ausgegeben. ISBN und ISSN werden derzeit nicht im Web oder auf Listen ausgegeben.

Interne Felder

Die Felder oder Checkboxen „Blind peer review, Indiziert, International, Nur online verfügbar, Eingeladen, Keynote“ dienen internen Auswertungszwecken und werden nicht auf der Mitarbeiterwebseite ausgegeben.

Gutachten

Mit dem Ressourcentyp Gutachten werden zweierlei Arten von Gutachten erfasst:

  • Gutachten und Expertisen zur wissenschaftlichen Beratung von Politik, Wirtschaft und Verbänden
  • Gutachten im Rahmen von Auswahlverfahren für Projekt- und Publikationsentscheidungen: Bitte geben Sie im Feld „Titel“ den Titel des Verfahrens oder der betroffenen Zeitschrift an. Im Feld „Anzahl“ kann die Anzahl eingetragen werden. Machen Sie keine Angaben, die Ihre Anonymität als Gutachter gefährden. Alle begutachtenden Mitarbeitenden sollen Gutachten eintragen, aber pro Mitarbeiter/in geht es bei derlei Gutachten nicht um Vollständigkeit, sondern um herausragende Beispiele.
  • Gutachten im Rahmen von Qualifikationsverfahren bzw. Studienabschlüssen (Master- oder Doktorarbeiten) tragen Sie bitte nicht hier, sondern unter Intranet/Qualitätsmanagement/Kennzahlen ein.

Lehre

Mit Lehre ist primär Lehre an Hochschulen gemeint. Der Titel der Lehrveranstaltung wird im Feld „Titel“ erfasst. Im Feld „Untertitel“ können bei Bedarf Besonderheiten angegeben werden (z.B. Blockseminar). Das Feld „Hochschule“ sollte in jedem Fall ausgefüllt werden (z.B. „Universität Koblenz-Landau“). Das Feld „Stadt“ kann ausgefüllt werden (siehe auch „Eingaben …“). Als Jahr geben Sie bitte das Jahr an, in dem die Vorlesungszeit endet (für das Wintersemester 1999/2000 also 2000, für das Herbstsemester 1999 also 1999).
Lehre außerhalb von Hochschulen kann mit dem Ressourcentyp „Lehre sonstiges“ erfasst werden. Dann sollte im Untertitel das Format spezifiziert werden (z.B. Summer School) und im Feld Hochschule die durchführende Einrichtung. Die Dauer sollte im Feld SWS spezifiziert werden: Wenn äquivalente Semesterwochenstunden nicht berechnet werden können, dann eine Angabe wie x Tage (bei acht Stunden pro Tag). Lehre im Rahmen von Veranstaltungen der GESIS-Wissensvermittlung (Workshops, Summer School) soll nicht erfasst werden, sie wird zentral erfasst. Soll sie trotzdem erfasst werden für die Anzeige auf der Webseite, dann als „Lehre sonstiges“.
Handelt es sich um einen Einzelvortrag als Gast im Rahmen einer Lehrveranstaltung, dann sollte dies mit dem Ressourcentyp „Beitrag nicht auf Konferenz“ erfasst werden.

Organisation: Veranstaltung

Informationen über die spezifischen Felder hinaus sollen in dem Feld „Titel“ oder „Untertitel“ untergebracht werden. Eine wichtige Angabe ist die Anzahl der Teilnehmenden.
Die Organisation einer Veranstaltung im Rahmen der Wissensvermittlung soll nicht erfasst werden, sie wird vom Team Wissensvermittlung berichtet.
Siehe auch „Konferenzbeitrag auf eigener Konferenz“

Publikation

Herausgeberschaft

Achten Sie bei der Neuanlage mit dem Ressourcentyp „Herausgeberschaft“ darauf, direkt Ihre Rolle auf „Herausgeber“ zu setzen.

Vorwort, Editorial etc.

Vorwort (in einer Zeitschrift Editorial genannt), Nachwort etc. mit dem passenden Ressourcentyp erfassen (Zeitschriftenaufsatz, Beitrag im Sammelwerk oder Sonstiger Artikel) und, falls der Titel dies nicht explizit macht, im Untertitel als Editorial etc. kennzeichnen. (14.116)

Sonderheft einer Zeitschrift

Herausgabe eines Sonderhefts einer Zeitschrift mit dem Ressourcentyp Herausgeberschaft anlegen und Name des Sonderhefts als Titel und als Reihe „Sonderheft von“ oder „Special issue of“ gefolgt vom Titel der Zeitschrift. Gegebenenfalls eine „Band-, Heftnummer“ angeben. Entsprechend auch für Supplements vorgehen. (14.187 f.)
Publikationen in einem Sonderheft: Der Titel des Sonderhefts kann in dem Feld „Band-/Heftnummer“ angegeben werden (ggf. nach der Nummer und Doppeltpunkt, z.B. 6: Sonderheft „Spezialthema“).

Online first

Publikationen vor allem in Zeitschriften (keine Preprints), die vorab von der Zeitschrift online veröffentlicht wurden, sollen im Feld „Jahrgang“ die Angabe „online first“ haben (bei Bedarf gefolgt von dem Datum). In der Regel können und sollen keine Seiten angegeben werden. Bitte aktualisieren Sie den Eintrag nach der Printveröffentlichung, da der Beitrag erst dann in die Statistik eingeht (siehe Einleitung des Kennzahlenberichts).

Arbeits- und Diskussionspapier

Veröffentlichungen im Rahmen der GESIS Survey Guidelines werden als Arbeits- und Diskussionspapier erfasst. Die Angabe „GESIS Survey Guidelines“ bitte in das Feld Reihe einfügen. Ebenso bitte für Artikel im Rahmen der Zusammenstellung sozialwissenschaftlicher Items und Skalen vorgehen. (Müssen Herausgeber/innen genannt werden, dann als Beitrag im Sammelwerk erfassen, auf den Listen erfolgt dann die Umklassifizierung.)

Sonstiger Artikel: Lexikonartikel etc.

Kurze Lexikonartikel werden mit dem Ressourcentyp „Sonstiger Artikel“ erfasst. Falls es sich um mehrere kurze Artikel in einem Lexikon handelt, kann im Feld „Titel“ „Mehrere Lexikonartikel“ und im Feld „Anzahl“ die Anzahl eingetragen werden. Weitere Literaturtypen, die nur dann hier erfasst werden sollen, wenn sie keinem anderen Publikationstyp zugeordnet werden können, sind Artikel in Newslettern, Vorwort oder Interview (siehe dort). Umfangreichere Artikel z.B. in Enzyklopädien werden als „Beitrag im Sammelwerk“ erfasst. Achtung: Diese Publikationskategorie wird in den Berichtszahlen nicht ausgewiesen.

Rezension

Den richtigen Ressourcentyp auswählen: In der Regel ein Zeitschriftenaufsatz. Rezensionen, die in ansonsten referierten Zeitschriften erscheinen, sind fast immer nicht referiert, also auch nicht das Feld ankreuzen. In der Regel ist der Titel die bibliographische Angabe des rezensierten Werkes. Das Wort „Rezension von“ oder „Review of“ soll dem Titel vorausgestellt werden. Falls die Rezension einen eigenen Titel hat, dann im Feld Titel bitte angeben: [Titel], review of [bibliographische Angaben]. (14.214 f.)

Periodika: Zeitung etc.

Veröffentlichungen in nicht-wissenschaftlichen Zeitschriften, Magazinen, Zeitungen oder ähnlichen Periodika werden als Zeitschriftenpublikationen erfasst ohne blind peer Review. Zusätzlich zu den üblichen Zeitschriftenangaben soll bei Magazinen und Zeitungen das genaue Datum im dem Feld „Band-, Heftnummer“ angegeben werden (Jahrgang und Band-, Heftnummer werde nicht angegeben; 14.181, 14.199 und 14.203.)

Interview

Als Ressourcentyp die Form auswählen, in der das Interview veröffentlicht wurde: Aufsatz in einem Periodikum oder Buch. Ausgestrahlte Interviews (Hörfunk, Fernsehen) werden als Sonstiger Artikel erfasst. (In dem Feld „Sammelwerkstitel“ werden dann die Angaben zum Sender und Programm gemacht, in dem Feld „Band-, Heftnummer“ zum Zeitpunkt.) Generell wird die interviewte Person als Autor eingetragen, als Titel (bzw. als Untertitel, falls ein richtiger Titel vorhanden ist) „Interview durch [Vorname Name] zu [Thema]“. (14.221)

Variable Report

Bei Variable Reports werden – sofern angegeben – nur „herausgebende Institute“ bei der Ausgabe im Web und auf Listen angezeigt. Ein Autorenname oder Herausgeber (Name des/r Erstellenden) muss aber für die Abteilungszuordnung eingetragen sein, auch wenn er nicht angezeigt wird. Ist kein „herausgebendes Institut“ angegeben, so werden die Autoren oder Herausgeber angezeigt.

Webseiten

Webseiten sollen nicht in GRIS erfasst werden. Werden sie dennoch erfasst, sollen sie als Sonstiges (Sonstiges) erfasst werden.

Unveröffentlichtes

(Noch) nicht Veröffentlichtes (inkl. Preprints) soll nicht in GRIS erfasst werden, es sei denn, Sie möchten die Information über eine vertraglich zugesicherte, akzeptierte Publikation auf der Webseite anzeigen. In diesem Fall wird bei der Erfassung ein Haken in dem Feld „erscheint (akzeptiert)“ gesetzt, so dass der Hinweis „forthcoming“ ausgegeben wird. In das Feld „Jahr“ muss technisch bedingt ein Eintrag erfolgen, am besten das voraussichtliche Erscheinungsjahr. (14.153, 14.182, 14.228 f. und 15.42.)

Blind Peer Review

Hier können Sie angeben, ob Ihr Beitrag einem anonymen Begutachtungsverfahren unterlag. Dies gilt für Zeitschriftenaufsätze generell und für Beiträge in Konferenzsammelbänden (Proceedings) der Informatik und Informationswissenschaft insbesondere.

Index

Bei dem Ressourcentyp Zeitschriftenaufsatz können Sie angeben, ob die Zeitschrift, in der Sie veröffentlicht haben, indiziert ist. Entscheidend ist das Publikationsjahr. Derzeit stehen drei Dienste zur Auswahl. Die Reihenfolge der Dienste in dem Dropdownmenü ist zugleich eine Rangfolge, d.h. wählen Sie den von oben ersten zutreffenden Dienst aus, auch wenn ein nachfolgender ebenfalls zutreffen sollte.

Sonstiges

Über die konkret abgefragten Ressourcentypen hinaus sollten Sie hier nur Einträge erstellen, wenn Sie dies für Ihre Mitarbeiterseite wünschen oder wenn dies für die Darstellung des Instituts wichtig ist und die Erfassung nicht auf anderen Wegen ohnehin geschieht. Ein Beispiel ist ein Datensatz, ein anderes könnte Software sein (siehe auch Webseiten). Die Einträge müssen sprechend sein: Unbeteiligte müssen erkennen können, um was, wann, wo es geht (geben Sie zum Beispiel im Titel an, dass es sich um einen Datensatz handelt).

Vortrag

Konferenz oder nicht

Bitte unterscheiden Sie zwischen Vorträgen (Beiträgen) auf einer Konferenz und solchen auf anderen Veranstaltungen und wählen den entsprechenden Ressourcentyp. Eine wissenschaftliche Konferenz oder Tagung geht in der Regel mit einem Call for papers einher. Workshops, Symposien, Meetings etc. sind in der Regel keine Konferenz.
In das Feld „Titel der Konferenz etc.“ tragen Sie bitte den Titel der Rahmen- oder Hauptveranstaltung ein bei dem Ressourcentyp „Beitrag nicht auf Konferenz“.

Publizierte Vorträge

Auch wenn die Erfassung der Publikation Priorität bei der Erfassung hat, soll der Vortrag als solches zusätzlich erfasst werden (zeitlich dann in der umgekehrten Reihenfolge).

Beitrag auf eigener Konferenz

Beiträge auf Konferenzen, die man selbst organisiert/ausgerichtet hat, werden als normale Konferenzbeiträge erfasst. Die Organisation der Konferenz wird separat als Veranstaltungsorganisation erfasst. Also insgesamt durch zwei Einträge.

Poster

Poster, die präsentiert, aber nicht veröffentlicht wurden, sollen nicht in GRIS erfasst werden, es sei denn, der/die Autor/in möchte die Information auf der Webseite anzeigen. In diesem Fall werden sie als Vortrag (auf einer Konferenz oder anderswo) erfasst. Das Wort „Poster zu“ oder „Poster on“ muss dem Titel vorausgestellt werden (14.227). Poster, die in dem Sammelband zur Konferenz veröffentlicht wurden, werden mit dem Ressourcentyp „Beitrag im Sammelwerk“ erfasst.

GESIS-intern

Vorträge auf nicht-öffentlichen Veranstaltungen von GESIS (vor Gremien oder in Abteilungskolloquien) werden nicht erfasst (generell keine nicht-öffentlichen Leistungen, die GESIS-intern erbracht werden).

Kontakt

Fragen und Anregungen (auch zu dieser Hilfe) sind jederzeit willkommen. Bitte wenden Sie sich an

Bibliothekarin vor Ort (Rielies Neitzke und Heidi Dorn in Köln, Nilgün Canan in Mannheim) als erste Anprechpartnerin und insbesondere zu allen bibliographischen Fragen, Fragen zur Eingabe;

Holger Heuser via kBugs (Anmeldung mit der GESIS-Kennung), die Hotline der Kommunikation, für technische Fragen zur Datenbank, Erfassungsmaske, Webausgabe;

Guido Koch für Fragen zur Erfassung von Daten insgesamt und zur Auswertung.